Tutto quello che sai, in un posto solo dove lo ritrovi.
Documentazione tecnica, procedure, normative e appunti di riunione vivono sparsi tra Drive, mail e teste delle persone. Ho costruito una base di conoscenza (in giro la chiamano "second brain") dove butti dentro il materiale grezzo e ne esce un archivio ordinato: ogni scheda cita da dove viene quello che dice, i temi si collegano tra loro e le domande le fai in italiano.
Il Problema
In ogni azienda la conoscenza è sparsa: schede tecniche dei fornitori, normative, procedure interne, appunti di riunione, mail con l'allegato giusto. Quando serve una cosa la sa una persona sola, e se quella persona è in ferie si riparte da capo. Cercare quel documento diventa mezz'ora persa, e spesso finisce che si rifà il lavoro invece di ritrovarlo.
La Soluzione
Il materiale grezzo lo butti dentro così com'è: PDF, link, appunti presi male, anche una nota vocale. L'assistente conserva la fonte originale intatta e ne ricava una scheda scritta in italiano, con in testa da dove viene ogni cosa e segnalati i punti che restano da verificare. Ogni scheda si collega alle altre per tema, così vedi a colpo d'occhio cosa c'entra con cosa e cosa è rimasto isolato. Poi fai le domande in italiano e la risposta ti dice sempre da quale documento arriva.
Risultati
- Le fonti originali restano intatte: la scheda le cita, non le sostituisce
- Domande in italiano, risposte che dicono da quale documento arrivano
- I temi si collegano tra loro, si vede subito cosa è isolato e va approfondito
- Quello che non è ancora verificato viene segnalato, invece di passare per certo
- Il materiale entra come capita, anche dettato a voce mentre sei in macchina
- Da conoscenza sparsa a documento consegnabile al cliente, senza riscrivere tutto
La Lezione Appresa
“Una base di conoscenza serve solo se dice da dove viene quello che afferma. Senza le fonti citate nessuno si fida abbastanza da usarla e nel giro di un mese si torna a chiedere al collega. E fatta bene non è il traguardo: è il primo mattone del sistema che poi lavora al posto tuo.”
Vuoi una cosa così anche tu?
Partiamo dalla bozza del tuo sistema.
Tre domande, un minuto. Ti mostro subito da dove partirei sulla tua attività, e la bozza arriva anche a me: se poi prenoti la chiacchierata gratuita, non ripartiamo da zero.