Gli open day non sono più un foglio Excel da panico.
Per un gruppo di accademie con open day in più città ho costruito EventLeadPro: moduli di iscrizione che cambiano per ogni accademia, check-in in tempo reale dal telefono e dashboard con lo storico. La segreteria non sopravvive più all'evento, lo gestisce.
Il Problema
Organizzavano open day di presentazione dei corsi in più città. Ogni evento gestito con un misto di moduli online, Excel, email manuali e fogli stampati. Per ogni open day si reinventava la procedura, il dato storico era ricostruito a colpi di archeologia digitale, e la segreteria arrivava al giorno dell'evento esausta.
La Soluzione
Ho costruito EventLeadPro: i moduli di raccolta lead si adattano a ogni accademia (campi e grafica diversi), il check-in avviene in tempo reale dal telefono o dal tablet sincronizzato con il PC della segreteria, e una dashboard mostra lead, presenze e orientamenti aggiornati live. Ogni sede ha la sua istanza con dati isolati, più lo storico aggregato per l'amministrazione.
Risultati
- Moduli di iscrizione dinamici, diversi per ogni accademia, senza rifare tutto ogni volta
- Check-in in tempo reale dal telefono, con lo stato della connessione a colori: niente più liste cartacee
- Stati lead chiari (nuovo, confermato, aggiornato) e statistiche aggiornate durante l'evento
- Storico aggregato consultabile dall'amministrazione, utile per le edizioni future
- Una istanza per sede con dati isolati, tutte sotto manutenzione continuativa
La Lezione Appresa
“Un evento ricorrente che reinventi ogni volta è un evento che ti consuma. Una volta che il sistema c'è, l'open day successivo è solo un'iterazione.”
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