Il software si rifà in un weekend: conviene ancora comprarlo pronto?

Due settimane fa uno sviluppatore americano, Brandon Thomas, ha pubblicato sette programmi gratuiti che fanno il lavoro di Photoshop, Illustrator, Premiere, Lightroom, After Effects, InDesign e Acrobat. Pochi giorni dopo ha aggiunto tre programmi al posto di Word, PowerPoint ed Excel. Li ha scritti in gran parte facendoli scrivere all'intelligenza artificiale, con Claude, il modello di Anthropic.

Il motivo che ha dato è molto concreto: era stanco delle penali per disdire l'abbonamento ad Adobe.

Prima di entusiasmarsi, tre cose da sapere:

• sono versioni di prova, con funzioni che mancano ed errori. Lui stesso aveva promesso tutte le funzioni di Adobe in un mese, poi ha corretto in «quasi tutte, in qualche mese»;
• non ha copiato il codice di Adobe: dice di aver rifatto i programmi da zero partendo dalle regole pubbliche dei formati dei file. Un docente di diritto dell'Università del Sussex ha fatto notare che non si sa quanto abbia scritto lui e quanto l'AI, né se questo metodo reggerebbe davanti a un giudice;
• alcune comunità online hanno tolto i post che li segnalavano, per dubbi sulla sicurezza.

Quindi no, domani non si butta via Office. Ma la notizia dice una cosa che riguarda chiunque debba scegliere un software per la propria azienda.

Rifare le funzioni costa sempre meno

Per vent'anni la scelta è stata quasi obbligata: un programma fatto apposta per te costava troppo, quindi si comprava quello pronto e ci si adattava. Si pagava per cento funzioni, se ne usavano dieci, e per le due che mancavano si apriva un foglio Excel accanto.

Adesso scrivere il codice di una funzione costa una frazione di prima. Non vale solo per chi rifà Photoshop: sempre la settimana scorsa ha chiuso una comunità storica di appassionati che ricostruivano i vecchi videogiochi pezzo per pezzo. Un lavoro che prima richiedeva anni a un gruppo di persone, con l'AI si fa quasi da soli.

Resta caro tutto quello che viene dopo il codice: capire come lavora davvero un'azienda, tenere il programma aggiornato e sicuro, sistemarlo quando qualcosa si rompe, rispondere al telefono quando un collaboratore non trova un dato. Un programma regalato da una persona sola, senza nessuno che lo segua, può essere un ottimo esperimento, ma non è uno strumento di lavoro.

Perché oggi per molte aziende conviene adattare

Se rifare le funzioni costa poco, la domanda cambia. Prima era «quale software pronto mi conviene comprare?». Oggi è anche «quanto mi costa adattarmi al software degli altri?».

Il costo di adattarsi c'è, solo che non compare in fattura:

• Paghi funzioni che non usi. L'abbonamento è pensato per tutti, quindi contiene tutto. Una piccola impresa ne usa una parte e paga il resto.
• Il tuo modo di lavorare non è il suo. Il gestionale pronto ha le sue schermate e i suoi passaggi. Se il tuo lavoro va in un altro ordine, i tuoi collaboratori fanno giri inutili o tengono un foglio a parte, e quel foglio diventa il vero gestionale (ne ho parlato in quando l'Excel condiviso non basta più).
• Il prezzo cresce con le persone. Molti software si pagano a postazione: ogni nuovo collaboratore è un canone in più. In un'indagine di G2 su 1.019 aziende che comprano strumenti con agenti AI, solo il 9% indica il prezzo a postazione come il più equo, e il 57% preferisce pagare in base a quanto usa.
• Uscire costa caro. È esattamente il motivo per cui è nato il progetto da cui siamo partiti. E se i tuoi dati stanno solo dentro il programma di un altro, cambiare vuol dire ricominciare (ne ho scritto in cosa succede se il fornitore ti stacca la spina).

Adattare il software vuol dire il contrario: si parte da come lavori tu, si tiene solo quello che serve e si aggiunge quello che manca.

Quando invece conviene il software pronto

Il ragionamento ha dei limiti, e conviene dirli subito. Il software pronto resta la scelta giusta quando:

• le regole le scrive qualcun altro: fatturazione elettronica, contabilità, buste paga. Lì serve un fornitore che segua ogni cambio di legge, ed è un lavoro che non vale la pena rifare;
• lo usi come lo usano tutti: posta, videochiamate, scrivere un documento. Non c'è niente da adattare;
• non c'è nessuno che lo segua dopo: un programma su misura senza manutenzione invecchia male, e in due anni diventa un problema invece di una soluzione.

La domanda da farsi è semplice: la parte del lavoro che questo software deve gestire è uguale a quella di tutti, o è proprio quella che ti distingue dai concorrenti? Se è uguale, compra il pronto. Se è tua, vale la pena adattarlo.

La strada di mezzo: partire da una base e adattarla

Tra «compro il pronto» e «me lo faccio fare da zero» c'è una terza strada, ed è quella che oggi conviene più spesso. Si parte da un programma che esiste già e funziona, e lo si adatta al tuo lavoro: i tuoi campi, i tuoi passaggi, i tuoi documenti, i collegamenti con gli strumenti che usi già.

Costa molto meno di un programma da zero, perché la base è già collaudata. E a differenza del pronto, fa quello che serve a te.

È quello che faccio per le aziende con cui lavoro. Ho alcuni prodotti già costruiti, un gestionale per i clienti e le trattative, una piattaforma per la formazione online, i siti per le attività, e li adatto a chi li usa. Quando la base non c'è, costruisco l'applicazione su misura. In entrambi i casi la seguo anche dopo, perché il lavoro vero comincia quando le persone iniziano a usarla.

Cinque domande prima di scegliere

Valgono per qualsiasi software, pronto o su misura:

1. Quante delle funzioni che pago uso davvero? Se la risposta è «poche», stai pagando per il lavoro di qualcun altro.
2. C'è un foglio Excel accanto al programma? Se sì, quel foglio racconta cosa manca.
3. Quanto mi costa tra due anni, con le persone in più? Fai il conto con il prezzo a postazione.
4. Se smetto, i miei dati come escono? Deve esserci una risposta concreta, con il nome del file.
5. Chi lo aggiorna e chi risponde quando si rompe? Vale per il pronto e vale ancora di più per il su misura. Diffida di chi non sa rispondere.

In pratica

L'AI non ha reso inutili i programmi delle grandi aziende. Ha reso molto più economico adattare il software a un'azienda piccola, cosa che fino a poco tempo fa se lo potevano permettere solo le grandi.

Se rispondendo alle cinque domande ti sono venuti dei dubbi su uno strumento che usi, parliamone, 30 minuti gratis. Mi racconti come lavorate e guardiamo insieme se conviene tenere il pronto, adattarlo o costruire il pezzo che manca. Se vuoi vedere da cosa si può partire, i prodotti sono qui.